Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя
Элементы тайм-менеджмента; причины дефицита времени; принципы и правила эффективного управления временем; расстановка задач по приоритетам.; очередность выполнения поручений и заданий руководителя
Помощник руководителя в структуре организации
Требования к профессиональным и личным качествам; задачи, обязанности, компетенции. Требования профессионального стандарта «Специалист ДОУ»
Организация совещаний
Типы совещаний и состав участников. Разработка повестки дня и оповещение участников совещаний. Правила ведения протокола совещаний. Формы протоколов. Информирование о принятых решениях. Контроль выполнения поручений
Офисное гостеприимство
Правила офисного гостеприимства; порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола. Как правильно встретить посетителя и представить его руководству другим сотрудникам
Организация работы офиса и приемной
Основные виды потерь в офисе и методы их снижения. Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости. Организация рабочего места помощника руководителя и кабинета руководителя. Правила эргономики в офисе. Бережливый офис – система 5С
Электронный документооборот, электронный архив: особенности работы
Преимущества, риски СЭД; применение электронной подписи; сроки хранения электронных документов. Варианты смешанного документооборота и хранения документов; возможности, ограничения
Делопроизводство помощника руководителя
Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Основные функции, основные виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные). Реквизиты документа: основные требования к оформлению (постоянных, переменных); особенности оформления реквизитов «Справочные данные об организации», «Адресат», «Гриф утверждения», «Заголовок к тексту», «Дата», «Отметка о приложении», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», «Электронная подпись», «Отметка об исполнителе» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Технологии работы: регистрация; движение входящей и исходящей документации; контроль исполнения. Систематизация и хранение: номенклатура дел организации; формирование, индексация, сроки хранения; экспертиза ценности, подготовка к архивному хранению; порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Деловой этикет помощника руководителя
Значение делового этикета для профессиональной деятельности. Общие принципы делового этикета. Старшинство в деловом этикете. Правила приветствий и представлений. Порядок и формы представлений. Рукопожатие. Обращение «ты» - «Вы». Визитки. Речевой этикет: этикетные формулы делового общения; правила речевого поведения; темы, которых следует избегать при общении с коллегами. Деловой этикет в цифровой среде: правила; общение в мессенджерах при личном и групповом общении
Деловой имидж помощника руководителя
Формирование первого впечатления; код консервативности внешнего вида; требования к внешнему виду и одежде; «Дресс-код» деловой среды. Невербальный язык; межличностное пространство; значение мимики, жестов, осанки; разновидности жестов и жесты-паразиты
Организация деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции)
Подготовка информационно-справочных материалов и помещения к мероприятию. Подготовка публичных выступлений руководителя. Встреча деловых партнеров. Правила рассадки по автомобилям. Документирование деловых мероприятий. Видео, аудио, фотосъемка. Организация культурной программы и выбор деловых подарков. Проводы гостей
Особенности подготовки онлайн-совещаний
План и начало встречи. Роли. Обязанности модератора. Зрительный контакт, артикуляция и жестикуляция. Тайминг, модерация и взаимоуважение. Окончание онлайн-совещаний
Особенности телефонной коммуникации
Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации). Сценарий и структура телефонного звонка. Начало и окончание телефонного общения. Особенности общения по мобильной связи и мессенджерам. «Табу» при телефонном общении и через мессенджеры. Фиксация результатов телефонных переговоров. Типичные ошибки
Правила деловой переписки. Особенности официально-делового стиля документов
Язык и стиль служебных документов и писем. Особенности официально-делового стиля документов. Основные требования к написанию деловых документов. Структура делового письма. Типичные ошибки при составлении деловых документов и писем
Особенности написания электронных писем. Понятие сетикет
Что важно учитывать при электронной переписке. Стиль и структура электронного делового письма. Требования к оформлению электронного делового письма. Начало и окончание деловой электронной переписки. Время ответа на электронное письмо. Работа с полями и отправка приложений при электронной переписке
Деловые подарки
Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. На что стоит обращать внимание, выбирая подарок для делового партнера