Специалист по организационному и документационному обеспечению/помощник руководителя: прикладные технологии, лучшие практики

14-15 мая 2024 года

Москва & прямая трансляция

Главная
/
Специалист по организационному и документационному обеспечению/помощник руководителя: прикладные технологии, лучшие практики

О мероприятии

Современные реалии кардинально изменили требования к профессиональным компетенциям помощника руководителя. Помимо традиционных знаний в области организации документооборота, делового этикета и делового письма, психологии и тайм-менеджмента, современный помощник руководителя должен обладать «цифровыми» компетенциями (ведение юридически значимого документооборота в ЭДО, организация электронного хранения, техники электронной деловой переписки и др.)

В программе: требования к профессиональным (с учетом нового профессионального стандарта) и личным качествам помощника руководителя; алгоритмы работы в режиме «многозадачности» с использованием современных онлайн-технологий; практические рекомендации по работе в системе документооборота; приемы эффективной деловой переписки; инструменты «бережливого офиса» (система 5S); тонкости подготовки переговорного процесса и иных мероприятий, проходимых руководителем; выстраивание эффективных отношений с руководителем и коллективом. А также рекомендации как справляться со стрессом, избегая или нивелируя конфликты и профессиональное выгорание

Спикеры

ИГНАТЬЕВА
Елена Сергеевна
лауреат национальной премии "За вклад в развитие делового этикета в России – 2020-2021", МВА, член Национальный ассоциации специалистов по протоколу и этикету, бизнес-консультанта «Агентства «Деловой протокол», эксперт отрасли с 25-летним опытом административно-управленческой работы в государственных и коммерческих структурах. Один из разработчиков профессионального стандарта «Специалист службы протокола»

Программа

Помощник руководителя в структуре организации

Требования к профессиональным и личным качествам; задачи, обязанности, компетенции. Требования профессионального стандарта «Специалист ДОУ»

Тайм-менеджмент в работе помощника руководителя

Элементы тайм-менеджмента; причины дефицита времени; принципы и правила эффективного управления временем; расстановка задач по приоритетам.; очередность выполнения поручений и заданий руководителя

Деловой имидж помощника руководителя

Формирование первого впечатления; код консервативности внешнего вида; требования к внешнему виду и одежде; «Дресс-код» деловой среды. Невербальный язык; межличностное пространство; значение мимики, жестов, осанки; разновидности жестов и жесты-паразиты

Деловой этикет помощника руководителя

Значение делового этикета для профессиональной деятельности. Общие принципы делового этикета. Старшинство в деловом этикете. Правила приветствий и представлений. Порядок и формы представлений. Рукопожатие. Обращение «ты» - «Вы». Визитки. Речевой этикет: этикетные формулы делового общения; правила речевого поведения; темы, которых следует избегать при общении с коллегами. Деловой этикет в цифровой среде: правила; общение в мессенджерах при личном и групповом общении

Делопроизводство помощника руководителя

Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с документами. Основные функции, основные виды документов (организационные, распорядительные, информационно-справочные). Реквизиты документа: основные требования к оформлению (постоянных, переменных); особенности оформления реквизитов «Справочные данные об организации», «Адресат», «Гриф утверждения», «Заголовок к тексту», «Дата», «Отметка о приложении», «Гриф согласования», «Виза», «Подпись», «Электронная подпись», «Отметка об исполнителе» (ГОСТ Р 7.0.97-2016). Технологии работы: регистрация; движение входящей и исходящей документации; контроль исполнения. Систематизация и хранение: номенклатура дел организации; формирование, индексация, сроки хранения; экспертиза ценности, подготовка к архивному хранению; порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения

Электронный документооборот, электронный архив: особенности работы

Преимущества, риски СЭД; применение электронной подписи; сроки хранения электронных документов. Варианты смешанного документооборота и хранения документов; возможности, ограничения

Организация работы офиса и приемной

Основные виды потерь в офисе и методы их снижения. Офисное оборудование и расходные материалы. Предметы первой необходимости. Организация рабочего места помощника руководителя и кабинета руководителя. Правила эргономики в офисе. Бережливый офис – система 5С

Офисное гостеприимство

Правила офисного гостеприимства; порядок обслуживания и сервировка чайного (кофейного) стола. Как правильно встретить посетителя и представить его руководству другим сотрудникам

Организация совещаний

Типы совещаний и состав участников. Разработка повестки дня и оповещение участников совещаний. Правила ведения протокола совещаний. Формы протоколов. Информирование о принятых решениях. Контроль выполнения поручений

Организация деловых мероприятий (совещания, переговоры, конференции)

Подготовка информационно-справочных материалов и помещения к мероприятию. Подготовка публичных выступлений руководителя. Встреча деловых партнеров. Правила рассадки по автомобилям. Документирование деловых мероприятий. Видео, аудио, фотосъемка. Организация культурной программы и выбор деловых подарков. Проводы гостей

Особенности подготовки онлайн-совещаний

План и начало встречи. Роли. Обязанности модератора. Зрительный контакт, артикуляция и жестикуляция. Тайминг, модерация и взаимоуважение. Окончание онлайн-совещаний

Особенности телефонной коммуникации

Работа с голосом (тембр, тон, четкость, темп речи, интонации). Сценарий и структура телефонного звонка. Начало и окончание телефонного общения. Особенности общения по мобильной связи и мессенджерам. «Табу» при телефонном общении и через мессенджеры. Фиксация результатов телефонных переговоров. Типичные ошибки

Правила деловой переписки. Особенности официально-делового стиля документов

Язык и стиль служебных документов и писем. Особенности официально-делового стиля документов. Основные требования к написанию деловых документов. Структура делового письма. Типичные ошибки при составлении деловых документов и писем

Особенности написания электронных писем. Понятие сетикет

Что важно учитывать при электронной переписке. Стиль и структура электронного делового письма. Требования к оформлению электронного делового письма. Начало и окончание деловой электронной переписки. Время ответа на электронное письмо. Работа с полями и отправка приложений при электронной переписке

Деловые подарки

Подарки, цветы, сувениры, их роль в деловых контактах. На что стоит обращать внимание, выбирая подарок для делового партнера

Итоговый документ

Удостоверение о повышении квалификации установленного образца (16 ак.ч)

Условия участия

29 700 Р

Очное участие

22 400 Р

Онлайн участие

Скидка

по программе лояльности "Деловое образование.ру"

Как принять участие

Заполните форму ниже, и мы свяжемся с вами.
Обязательно укажите ИНН организации, количество и форму участия.

Нажимая на кнопку, вы даете согласие на обработку персональных данных
и соглашаетесь c политикой конфиденциальности ООО "ЦИР "Деловое образование.ру".